Оформление
и учет личного состава (учет труда и его оплаты) следует осуществлять в соответствии
с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением
Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26 (до этого действовали формы, утвержденные
Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а), так как в соответствии
с Постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 г. № 57а, Минфина РФ от 18.06.1998
г. № 27н (зарегистрировано в Минюсте РФ 16.07.1998 г. № 1561) с 1 января 1999
г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным
формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики
России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
В состав кадровой документации входят следующие документы: - трудовой договор
(контракт); - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1); -
личная карточка работника (форма № Т-2); - личная карточка государственного
служащего (форма № Т-2ГС); - штатное расписание (форма № Т-3); - учетная
карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4); -приказ
(распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5); - приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6); - график отпусков
(форма № Т-7); - приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работником (форма № Т-8); - приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку (форма №Т-9);, - командировочное удостоверение (форма
№ Т-10); - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
(форма № Т-10а); - приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11). По
учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны
применяться следующие формы: - табель учета использования рабочего времени
и расчета заработной платы (форма № Т-12); - табель учета использования рабочего
времени (форма № Т-13); - расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49); -
расчетная ведомость (форма № Т-51); - платежная ведомость (форма № Т-53); -
журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а); - лицевой счет (форма
№ Т-54); - лицевой счет (форма №-54а); - записка-расчет о предоставлении
отпуска работнику (форма № Т-60); - записка-расчет при прекращении действия
трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61); - акт о приемке
работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения
определенной работы (форма № Т-73). Унифицированные
формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические
лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования
рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица
всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации,
утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20, в унифицированные
формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций),
утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить
дополнительные реквизиты. При
этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной
учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование
документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным
документом организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной
учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения
граф и строк, с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая
свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Приказ
(распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1). При одновременном
приеме на работу нескольких работников применяется приказ (распоряжение) формы
№ Т-1а. Лицом, ответственным за прием, составляются приказы на всех лиц, принимаемых
на работу в организацию. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу
указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный
срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия
приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке
перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника,
для выполнения определенной работы и др.). В
новых формах нет отметок о прохождении медицинского осмотра, прохождении инструктажа
по технике безопасности, подписи руководителя структурного подразделения, в которое
направляется работник и других реквизитов прежней формы. Подписанный руководителем
организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(-ам)
под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме
на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии
открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а). Личная
карточка работника (форма № Т-2). Личная карточка государственного служащего
(форма № Т-2ГС). Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа
(распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1 а), трудовой книжки,
паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового
свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке
на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством,
а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного
служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные
должности государственной службы. Коды
в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:
информацией о населении (ОКИН), профессией рабочих, должностях служащих и тарифных
разрядов (ОКПДТР), специальностями по образованию (ОКСО). При заполнении п.
5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы № Т-2 указывается степень
знания языка: "Владею свободно", "Читаю и могу объясниться",
"Читаю и перевожу со словарем". Стаж работы (общий, непрерывный, дающий
право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные
в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и
(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений
о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются
подписью работника кадровой службы. Основными документами, на основании которых
заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются: - военный
билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для граждан,
пребывающих в запасе; - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную
службу - для граждан, подлежащих призыву на военную службу. | Для
граждан, пребывающих в запасе: - п. 1 "Категория запаса" - на офицеров
запаса не заполняется; - п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без
сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты",
"матросы" и т. п. ); - п. 4 "Полное кодовое обозначение БУС"
- записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или
шесть цифр и буквенный знак, например "113194А"); - п. 5 "Категория
годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе),
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные
к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные
к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета
проставляется категория "А"; - в п. 7 "Состоит на воинском учете"
заполняется (простым карандашом): * строка а) - в случаях наличия мобилизационного
предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; *
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации
и на военное время. Для
граждан, подлежащих призыву на военную службу: - пункты: п. 1 "Категория
запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение
ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются; - п.
2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву"; -
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А
(годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями),
В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе)
или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении
гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Заполнение
пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации
из перечисленных документов. В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина,
достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного
не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается
отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского
учета по состоянию здоровья". В разделе "Прием на работу, переводы
на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения)
о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе
на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под
расписку в графе 6 формы № Т-2. В разделе "Отпуск" ведется учет всех
видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Раздел
"Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках,
обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др. Штатное
расписание (форма № Т-3). Применяется для оформления структуры, штатного состава
и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное
расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о
количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной
платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным
им лицом. Это новая типовая форма учета. Изменения в штатное расписание вносятся
в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным
им лицом. Учетная
карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Применяется
в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных
и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования,
науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих
документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора
и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. В пункте 4 "Послевузовское
профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения),
в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата
ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения. Пункт
5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов
(дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников. В
пункте 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего
научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора
по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего
аттестата. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также
личная карточка (форма № Т-2). Приказ
(распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5). При одновременном
переводе нескольких работников издается приказ (распоряжение) формы № Т-5а. Применяются
для оформления и учета перевода работника на другую работу внутри организации.
Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации
или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании
приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке
(формы № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится
запись в трудовую книжку. Форма № 5 приведена в Приложениях. В новых формах исключены
такие реквизиты, как отметки о заключении медицинского осмотра, прохождении инструктажа
по технике безопасности, о несданных материальных ценностях и др. Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6). При одновременном
оформлении отпуска нескольким работникам используется форма № Т-6а. Применяются
для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством,
коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором
(контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом,
подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются
работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска
делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма
№ Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск,
по форме № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". График
отпусков (форма № Т-7). Применяется для отражения сведений о времени распределения
ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации
на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении
учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и
пожелания работников. График отпусков визируется руководителем кадровой службы,
руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным
органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным
им лицом. Это новая типовая форма учета. При переносе срока отпуска на другое
время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график
отпусков вносятся соответствующие изменения. |